ABIT GmbH

Online-Portal

ABIT Dokumentenportal

Das ABIT Dokumentenportal ist ein Online-Portal zur Vereinfachung und Unterstützung des Baufinanzierungsprozesses. Als zeitgemäße Web-Plattform ermöglicht es nicht nur eine Verschlankung der Prozesse von der Angebotsanfrage bis zum unterschriebenen Finanzierungsvertrag, sondern erfüllt auch die Erwartungshaltung der Kunden an moderne Servicequalität.

Papierflut und einzelne E-Mails – ertragsmindernder Anachronismus im digitalen Zeitalter

Trotz der universellen Digitalisierung sämtlicher Lebensbereiche wird im Bereich Finanzierungen noch viel zu häufig mit Papierdokumenten hantiert. Der Umweg über dieses Medium erzeugt dabei jedoch nicht nur den Eindruck, dass ein Unternehmen nicht „auf der Höhe der Zeit“ ist, sondern er produziert vor allem auch handfeste Probleme, die sich letztlich ertragsreduzierend in der Bilanz niederschlagen.

Transparenz schaffen
Dem Kunden fehlt zu Beginn meist der vollständige Überblick, welche Dokumente notwendig sind. So erfolgt erst nur eine Teillieferung und fehlende oder fehlerhafte Dokumente müssen vom Berater - oft in mehreren Schritten - nachgefordert werden. Erst nach einer umständlichen Durchsicht aller Lieferungen des Kunden zeigt sich dann, ob die Unterlagen vollständig sind.
Mit dem ABIT Dokumentenportal herrscht von Anfang an Klarheit für alle Seiten: Der Kunde sieht auf einen Blick die Gesamtheit der erforderlichen Dokumente. Für jedes Dokument führt das Portal automatisch eine Kontrolle auf Typus und Aktualität durch und gibt als Rückmeldung ein Statussymbol aus. So ist sowohl für den Kunden als auch für den Berater jederzeit eindeutig sichtbar, welche Unterlagen vorliegen, welche noch fehlen oder an welchen Stellen es Klärungsbedarf gibt.

Zeitverluste vermeiden
Durch die verbesserte Übersicht sparen alle Beteiligten Zeit. Es erübrigt sich nicht nur das aufwändige Nachfragen nach einzelnen Dokumenten, sondern auch die mühsame Prüfung der Dokumente auf Korrektheit. Die integrierte OCR-Prüfung nimmt dem Finanzierer hier lästige Arbeit ab und der Kunde erhält direkt nach dem Hochladen die Information, ob er das korrekte Dokument abgegeben hat. Innerhalb des Instituts entfällt der Aufwand für das schrittweise Weiterleiten einzelner Dokumente, da alle Unterlagen an zentraler Stelle sofort zur Verfügung stehen.


Prozessqualität steigern
Die Prüffunktion des ABIT Dokumentenportals ist ein standardisierter und qualitätsgesicherter Prozess, auf dessen Ergebnisse Sie sich verlassen können. So kann es nicht mehr passieren, dass eine unvollständige Dokumentensammlung als "komplett" deklariert wird oder ein Sachbearbeiter übersieht, dass ein Dokument nicht die geforderte Aktualität besitzt. 

Redundanzen und Dubletten vermeiden

Da unmittelbar nach der Eingabe der Finanzierungsparameter die vollständige Dokumentenliste zur Verfügung steht und die Statussymbole jederzeit eindeutig anzeigen, welche Unterlagen bereits vorliegen, entfallen überraschende Dokumentnachforderungen oder versehentliche Doppellieferungen.

Störfaktor Medienbruch ausschalten
Mit dem ABIT Dokumentenportal greifen alle Parteien auf dieselbe Schnittstelle zu, über die sämtliche Dokumente an zentraler Stelle verfügbar sind. So vermeiden Sie Reibungs- und Informationsverluste, die durch die manuelle Weiterleitung einzelner Dokumente entstehen können.


Servicequalität optimieren
Im digitalen Zeitalter ist die Erwartungshaltung der Kunden an den Service ihrer Dienstleister deutlich gestiegen. Interessenten erwarten, dass verbindliche Auskünfte, Angebote und Vertragsunterlagen "auf Knopfdruck" bereitgestellt werden. Umständliche Kommunikationswege über mehrfache Nachfragen sind nicht mehr modern und wirken abschreckend auf potentielle Kunden, die sich umfassende Auskunft ohne Zeitverluste wünschen.

Zeitgemäße Plattform für Kundenbindung und Prozessoptimierung

Genau für diese Anforderungen an die universale Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten sowie nachvollziehbare, Redundanz-vermeidende Bearbeitungsprozesse wurde das ABIT Dokumentenportal konzipiert.
Die Kunden können ihre Anfragen entweder direkt oder über die Website zum Vermittler schicken, von dem sie Finanzierungsvorschläge oder einen Link zum Portal erhalten. Dort lädt der Kunde die geforderten Dokumente sowie den Darlehensantrag hoch und kann die Angaben zur Selbstauskunft ausfüllen. Das Backoffice wird automatisch über die eingegangenen Informationen benachrichtigt und kann diese - nach der automatisierten Erstprüfung durch das System - abschließend prüfen und genehmigen sowie den Darlehensantrag erstellen.
Dadurch entfällt der arbeitsaufwändige und zeitraubende Dokumentenaustausch auf dem Postweg und sämtliche Prozess-Schritte sind jederzeit für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Übersichtliche Anzeige mit komfortablen Prüffunktionen

Im ABIT Dokumentenportal werden dem Kunden die benötigten Unterlagen maßgeschneidert für seinen individuellen Finanzierungsantrag angezeigt. Eine übersichtliche Thumbnail-Darstellung erleichtert die Identifikation und Unterscheidung der einzelnen Dokumente voneinander. In einem erläuternden Text erfährt der Kunde außerdem, wo er die notwendigen Unterlagen erhält.
Zentrales Feature des Portals ist die automatisierte Dokumentenprüfung mit OCR-Funktion. Diese überprüft alle Unterlagen direkt nach dem Hochladen zuverlässig auf Typus und Aktualität und erleichtert so Kunden und Beratern die Arbeit. Redundanzen werden vermieden und es tauchen weniger Fehler bei den Dokumenten auf. Signifikante Statussymbole geben jederzeit Auskunft darüber, welche Dokumente noch fehlen und ob die gelieferten Unterlagen korrekt sind.

Attraktive Erweiterungsmöglichkeiten

Der optionale Auszahlungs-Check vereinfacht die Rechnungskontrolle und optimiert den Freigabeprozess für vorschüssige Auszahlungen: Auszahlungen oder Vorschüsse werden durch automatische Extraktion der Rechnungssummen aus den Rechnungsdokumenten freigegeben. Die Rechnungssummen werden bis zum Erreichen des letzten Vorschussbetrags aufaddiert. Erst dann erfolgt die Freigabe des nächsten Vorschusses.
Über die Online-Selbstauskunft kann der Kunde das Selbstauskunftsformular online ausfüllen und den jeweiligen Stand jederzeit zwischenspeichern. Die eingegebenen Daten werden direkt bei der Erfassung einer automatischen Plausibilitätsprüfung unterzogen, so dass Fehler und konkurrierende Versionen vermieden werden. Die Übertragung der Formulardaten erfolgt elektronisch verschlüsselt. Alternativ kann das unterzeichnete Dokument auch gescannt übermittelt werden.

Moderne Systemarchitektur für nahtlose Integration

Das ABIT Dokumentenportal basiert auf modernen OpenSource Java-Komponenten und lässt sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft einbinden:
Über die Anbindung an ein Dokumentenmanagement-System oder einen Archiv-Server erfolgt die Bereitstellung der Dokumente für das Backoffice und zur Datensicherung. Die Daten werden dabei über Web-Services transferiert.
Durch Anbindung Ihres jeweils eigenen Baufinanzierungs-Rechners werden beim Aufruf aus dem Dokumentenportal mit der entsprechenden URL direkt die Parameter für die jeweilige Fallkonstellation übermittelt.
Alle Komponenten des ABIT Dokumentenportals können zur Performance-Steigerung auf getrennten Clustern betrieben werden.

Ihre Vorteile

  • Vereinfachung des Finanzierungsprozesses für Kunden, Berater, Vermittler und Backoffice
  • Verringerung der Aufwände für Dokumentenerstellung und -prüfung
  • Kostenreduzierung durch Vermeidung unnötiger Versandschritte
  • Übersichtliche Portalgestaltung mit Unterlagenliste und Statusanzeige
  • Kundenbindung durch individuelle Kunden-Accounts mit eigenem Login und Neukunden-Registrierung
  • Transparente Prozesse für alle Beteiligten
  • Nahtlose Einbindung in alle gängigen Systemlandschaften
  • Moderne System-Architektur für langfristige Investitionssicherheit

Lassen Sie sich überzeugen!

Gerne demonstrieren wir Ihnen, wie das ABIT Dokumentenportal zur Vereinfachung Ihrer Finanzierungsprozesse beitragen kann. Rufen Sie uns unter Tel. +49 2150 9153-888 an, um weitere Informationen zu erhalten oder einen unverbindlichen Beratungstermin zu vereinbaren.

 

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